Wohnungskauf: 12 Unterlagen vor dem Notartermin prüfen

Viele Käufer konzentrieren sich auf Lage, Kaufpreis und den Zustand der Wohnung. Das ist wichtig – aber bei Wohnungseigentum nur die halbe Prüfung. Dach, Fassade, Heizung, Leitungen, Aufzug und Grundstück gehören typischerweise ganz oder teilweise zum Gemeinschaftseigentum. Entscheidungen darüber trifft die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Die wirtschaftliche Frage lautet deshalb nicht nur: „Ist die Wohnung gut?“, sondern auch: „Ist die Gemeinschaft finanziell und organisatorisch gesund?“

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Die 12 wichtigsten Unterlagen beim Wohnungskauf

1. Aktueller Grundbuchauszug

Der Grundbuchauszug zeigt, wer Eigentümer ist und welche Rechte oder Belastungen eingetragen sind. Prüfe insbesondere, ob die angebotene Einheit, Miteigentumsanteile, Stellplätze und gegebenenfalls eigene Teileigentumsgrundbücher zu dem passen, was verkauft werden soll. Dienstbarkeiten, Wohnrechte, Nießbrauch oder Verfügungsbeschränkungen gehören vor dem Kauf geklärt.

Der Notar organisiert im Kaufprozess die grundbuchliche Abwicklung. Trotzdem solltest du verstehen, welches Eigentum und welche Rechte Gegenstand des Vertrags werden.

2. Teilungserklärung

Die Teilungserklärung legt fest, wie das Gebäude in Sondereigentum und gemeinschaftliches Eigentum aufgeteilt ist. Sie ist deshalb keine Formalie. Aus ihr kann sich ergeben, ob etwa Keller, Dachterrasse, Gartenfläche oder Stellplatz wirklich zur Wohnung gehören, nur als Sondernutzungsrecht zugeordnet sind oder Gemeinschaftseigentum bleiben.

Die Bundesnotarkammer empfiehlt ausdrücklich, Teilungserklärung und Aufteilungsplan vor dem Kauf einzusehen. Besonders teuer werden Abweichungen, wenn die tatsächliche Bauausführung nicht mit den rechtlichen Unterlagen übereinstimmt.

3. Gemeinschaftsordnung

Die Gemeinschaftsordnung ergänzt die gesetzlichen Regeln für die konkrete Anlage. Sie kann Stimmrechte, Kostenverteilung, Nutzung, Tierhaltung, Vermietung oder bauliche Veränderungen regeln. Für Kapitalanleger ist wichtig, ob die geplante Nutzung – etwa möblierte Vermietung oder eine besondere Vermietungsform – mit den Regeln und bisherigen Beschlüssen vereinbar ist.

Auch die Kostenverteilung kann von einer einfachen Aufteilung nach Miteigentumsanteilen abweichen. Lies deshalb nicht nur die Überschriften, sondern die Regelungen zu Kosten und Nutzung.

4. Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung

Der Aufteilungsplan zeigt die räumliche Zuordnung der Einheiten. Nummern von Wohnung, Keller und Stellplatz sollten mit Grundbuch und Kaufvertrag übereinstimmen. § 7 WEG verknüpft die Eintragung von Wohnungseigentum mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung.

Vergleiche den Plan mit dem tatsächlichen Zustand: Wurden Wände versetzt, Räume zusammengelegt oder Flächen anders genutzt? Eine Abweichung ist nicht automatisch ein Ausschlusskriterium, aber sie muss vor dem Kauf rechtlich und technisch geklärt werden.

5. Protokolle der Eigentümerversammlungen

Praktisch sinnvoll ist regelmäßig die Einsicht in die Protokolle der letzten drei bis fünf Jahre. Sie zeigen nicht nur gefasste Beschlüsse, sondern oft auch wiederkehrende Konflikte, diskutierte Sanierungen, Schäden, Zahlungsprobleme und vertagte Entscheidungen.

Achte besonders auf Formulierungen wie „erneut vertagt“, „Angebote werden eingeholt“, „Gutachten beauftragen“, „Undichtigkeit“, „Heizungsanlage“ oder „Sonderumlage“. Was noch nicht beschlossen ist, kann wirtschaftlich trotzdem sehr real sein.

6. Beschlusssammlung

Die Beschlusssammlung ist nicht dasselbe wie die Protokollsammlung. Nach § 24 WEG enthält sie den Wortlaut der gefassten Beschlüsse sowie bestimmte gerichtliche Entscheidungen. Sie hilft dir, verbindliche Regeln und frühere Beschlüsse systematisch zu erkennen.

Prüfe insbesondere beschlossene, aber noch nicht vollständig umgesetzte Maßnahmen. Eine bereits beschlossene Sonderumlage kann später fällig werden und den neuen Eigentümer treffen, obwohl die Entscheidung vor seinem Kauf gefallen ist. Wer beim Wohnungskauf die Sonderumlage zahlt, hängt insbesondere von Fälligkeit und Eigentümerstellung ab; die wirtschaftliche Kostentragung sollte im Kaufvertrag eindeutig geregelt werden.

7. Aktueller Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft sowie die geplanten Vorschüsse. Für dich ist er die Grundlage des laufenden Hausgelds.

Trenne drei Größen:

• umlagefähige Betriebskosten, die bei Vermietung grundsätzlich teilweise auf den Mieter umgelegt werden können,
• nicht umlagefähige Kosten, die bei dir als Eigentümer verbleiben,
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage, die Liquidität bindet und nicht wie eine laufende Betriebskostenposition behandelt werden sollte.

Für die Rendite reicht deshalb die Rechnung „Kaltmiete minus Hausgeld“ nicht aus.

8. Jahresabrechnungen der letzten Jahre

Der Wirtschaftsplan blickt nach vorn, die Jahresabrechnung zeigt die tatsächliche Vergangenheit. Vergleiche idealerweise mehrere Jahre: Stimmen Planung und Realität ungefähr überein? Gibt es regelmäßig hohe Nachzahlungen? Steigen bestimmte Kosten auffällig? Werden Hausgeldrückstände sichtbar?

§ 28 WEG nennt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht als eigene Informationsinstrumente. Sie beantworten unterschiedliche Fragen und sollten nicht miteinander verwechselt werden.

9. Vermögensbericht und Stand der Erhaltungsrücklage

Der Verwalter muss nach § 28 Abs. 4 WEG jährlich einen Vermögensbericht erstellen. Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.

Eine hohe Gesamtrücklage klingt zunächst beruhigend, sagt allein aber wenig aus. Setze sie in Relation zu:

• Größe, Alter und Zustand der Anlage,
• Anzahl der Einheiten,
• deinem Miteigentumsanteil,
• absehbaren Maßnahmen an Dach, Fassade, Heizung, Leitungen oder Aufzug,
• möglichen Krediten und sonstigen Verpflichtungen der Gemeinschaft.

10. Sonderumlagen, Kredite und Sanierungsplanung

Lass dir schriftlich beantworten, ob Sonderumlagen beschlossen, angekündigt oder diskutiert wurden. Frage außerdem nach laufenden WEG-Krediten, Gutachten, Wartungsberichten und Angeboten für größere Maßnahmen.

11. Energieausweis und energetischer Zustand

Der Energieausweis gehört zur Pflichtinformation beim Verkauf. § 80 des seit Oktober 2026 geltenden Gebäudemodernisierungsgesetzes regelt unter anderem Vorlage und Übergabe. Für deine Kaufentscheidung reicht der Kennwert allein jedoch nicht.

Prüfe zusätzlich Alter und Zustand von Heizung, Fenstern, Dach und Fassade sowie bekannte Sanierungspläne. Energetische Maßnahmen können den Wohnwert verbessern, aber zugleich erhebliche Investitionen oder Sonderumlagen auslösen.

12. Bei vermieteter Wohnung: vollständige Mietunterlagen

Kaufst du eine vermietete Wohnung, brauchst du mindestens Mietvertrag samt Nachträgen, aktuelle Miethöhe, Kautionsnachweis, Betriebskostenabrechnungen, Informationen zu Rückständen oder Streitigkeiten sowie relevante Korrespondenz. Mündliche Angaben wie „der Mieter zieht bald aus“ gehören nicht in deine Kalkulation, solange sie nicht belastbar belegt sind.

Prüfe außerdem, ob die tatsächliche Nutzung und die vermietete Fläche zu den rechtlichen Unterlagen passen.

Die wichtigsten Warnsignale in den Unterlagen

Wer prüft welche Ebene?

Unterlagen zu sammeln ersetzt keine fachliche Prüfung. Trenne drei Ebenen:

• Recht: Grundbuch, Vertrag, Teilungserklärung und besondere Risiken gehören zum Notar und bei einseitigem Beratungsbedarf gegebenenfalls zu einem spezialisierten Rechtsanwalt.
• Technik: Zustand und Sanierungsbedarf beurteilt ein geeigneter Sachverständiger oder Fachbetrieb.
• Wirtschaftlichkeit: Kaufpreis, Miete, nicht umlagefähige Kosten, Rücklage, Finanzierung und mögliche Sonderumlagen müssen in deine Kalkulation.

Für typische Vertragsrisiken lies meinen Ratgeber Immobilienkaufvertrag prüfen: 5 teure Zusagen. Wenn du wissen willst, was Notar und Anwalt leisten und wie die Kosten einzuordnen sind, hilft dir Immobilienkaufvertrag prüfen lassen: Kosten, Anwalt oder Notar?.

So forderst du die Unterlagen strukturiert an

1. Liste die benötigten Dokumente schriftlich auf.
2. Bitte um vollständige Fassungen einschließlich Nachträgen und Anlagen.
3. Notiere Versionsdatum und Zeitraum jeder Unterlage.
4. Markiere Widersprüche zwischen Exposé, Plan, Vertrag und tatsächlichem Zustand.
5. Formuliere offene Fragen mit Verantwortlichem und Frist.
6. Rechne mögliche Sonderumlagen als Szenario in deine Finanzierung ein.
7. Gib rechtliche oder technische Auffälligkeiten an die passenden Fachleute.
8. Unterschreibe erst, wenn die entscheidenden Punkte geklärt sind.

FAQ: Unterlagen beim Wohnungskauf

Wie viele Jahre WEG-Protokolle sollte ich prüfen?

Eine starre gesetzliche Zahl für Kaufinteressenten gibt es nicht. Praktisch sind häufig mindestens drei, bei älteren oder auffälligen Anlagen eher fünf Jahre sinnvoll. Entscheidend ist, dass du laufende Themen und wiederkehrende Probleme erkennst.

Reicht die Beschlusssammlung statt der Protokolle?

Nein. Die Beschlusssammlung zeigt verbindliche Beschlüsse. Protokolle liefern oft zusätzlichen Kontext zu Diskussionen, vertagten Maßnahmen und Konflikten. Beide Unterlagen ergänzen sich.

Was ist wichtiger: Höhe der Rücklage oder Zustand des Hauses?

Beides gehört zusammen. Eine Rücklage ist nur im Verhältnis zu Alter, Zustand, Größe der Anlage und geplanten Maßnahmen aussagekräftig.

Prüft der Notar automatisch alle WEG-Unterlagen?

Der Notar gestaltet und beurkundet den Kaufvertrag neutral. Eine vollständige technische und wirtschaftliche Due-Diligence der Wohnung und der Gemeinschaft ist nicht automatisch seine Aufgabe.

Was mache ich, wenn der Verkäufer Unterlagen nicht liefert?

Dann bleibt ein wesentlicher Prüfpunkt offen. Je nach Bedeutung solltest du die Unterlage nachfordern, fachlichen Rat einholen, den Preis oder Vertragsablauf anpassen oder vom Kauf Abstand nehmen. Fehlende Informationen solltest du nicht durch Annahmen ersetzen.